N’attendez pas que le disque dur de votre PC tombe en panne pour vous demander comment protéger vos fichiers les plus précieux... Ce petit article vous aidera à trouver, je l’espère, la réponse à vos besoins.
Bien que cela semble fastidieux, il est souhaitable de faire une copie périodique des données de nos ordinateurs, surtout si ce sont des données sensibles comme des photos, des documents administratifs ou notre comptabilité personnelle...
Quelle est la différence entre "archive", "sauvegarde" et "synchronisation" ?
Vous rencontrez parfois l’un ou l’autre de ces termes sans trop savoir de quoi il s’agit précisément ? Voici quel est le sens habituellement donné à chacun de ces mots :
- L’archive d’un fichier est une copie faite pour conserver une "photo" du fichier original à une date donnée. Vous pouvez, par exemple, créer une archive de vos photos de l’année sur un disque dur externe ou un bon vieux DVD-R. Ensuite, vous rangerez soigneusement celui-ci dans un endroit relativement protégé comme une bibliothèque, où il ira rejoindre les archives des années précédentes.
- La sauvegarde - ou le "backup" - d’un fichier est, là aussi, une "photo" du fichier original, mais elle n’a pas vocation à être conservée dans le temps. De plus, on gardera les sauvegardes les plus récentes jusqu’à une certaine profondeur comme, par exemple, les 5 plus récentes. Dans cette hypothèse, un fichier fréquemment modifié (le suivi de vos dépenses, par exemple 😎) permettra de retrouver jusqu’à la 5ème sauvegarde la plus récente, mais celle-ci n’aura peut-être été créée que 48 heures auparavant.
- La synchronisation - ou mirroring, in english - permet de propager une même version de fichier d’un support vers un autre. Cela signifie que si vous modifiez un fichier d’un répertoire à synchroniser, ledit fichier sera copié vers l’autre répertoire au moment de la synchronisation. Cela signifie aussi qu’en cas de suppression du fichier, celle-ci sera propagée dans le répertoire à synchroniser.
Comprenez-vous la différence entre ces trois termes ? Si vous supprimez par mégarde un fichier sauvegardé, vous pourrez le restaurer à partir de la dernière sauvegarde effectuée. En revanche, si vous avez supprimé une partie du contenu de ce même fichier sans vous en rendre compte et que plus de 5 sauvegardes successives ont été faites (pour reprendre l’exemple donné), vous ne retrouverez plus la partie disparue. Votre secours ne pourra venir que de l’archive la plus récente et portant le précieux fragment disparu... Quant à la synchronisation, elle aura consciencieusement répercuté la suppression !
Entrons dans le vif du sujet
Vous avez la prudence d’enregistrer votre travail au fur et à mesure et même de versionner les documents sensibles. Bravo.
Supposons maintenant que votre disque dur tombe en panne sans avertissement. Cela arrive malheureusement, même avec les modèles de disques les plus réputés.
La prévention est simple et il suffit de ne retenir qu’un principe : ne laissez pas vos fichiers et leurs sauvegardes ou archives sur le même disque physique et, dans la mesure du possible, pas dans le même lieu.
C'est ce qu'énonce la "Règle des 3-2-1" :
- On doit disposer d'au moins 3 versions d'un même fichier : l'original et au moins deux copies
- Ces versions doivent être sur au moins 2 supports physiques distincts
- Sur ces 2 supports, au moins 1 est à l'extérieur, idéalement dans le Cloud
Les supports possibles
Il existe plusieurs supports possibles pour porter les copies de ses données personnelles.
On peut :
- Utiliser un disque externe USB ou e-SATA de grande capacité,
- Utiliser une unité de disques en réseau (un NAS - "Network Attached Storage"),
- Externaliser certaines copies dans le Cloud, en s'appuyant sur Google Drive, Microsoft OneDrive ou via l'offre d'une société spécialisée comme kDrive d'Infomaniak. Un article du site lui est consacré, si vous souhaitez en savoir plus.
Comment faire ?
Rappel d’un principe de base
- Quand vous travaillez sur un document et que vous tapez votre texte à la volée, vous avez intérêt à presser le bouton "Sauvegarder" de temps en temps pour ne pas perdre brutalement votre travail à cause d’une panne de courant ou un blocage système.
- Si vous craignez les corruptions de fichier, n’hésitez pas à "versionner" votre document en ajoutant un numéro de séquence en fin de fichier chaque fois que vous cliquerez sur l’option "Enregistrer sous...". Ainsi, le document initial "Rapport_XYZ.docx" deviendra "Rapport_XYZ_v001.docx" puis "Rapport_XYZ_v002.docx", jusqu’à - par exemple - "Rapport_XYZ_v024.docx" qui constituera votre version finale et que vous nommerez en conséquence.
Maintenant, il reste à voir comment sécuriser ce travail au fil du temps...
Les méthodes possibles
Les méthodes possibles vont de la plus basique (copie manuelle) à la plus sophistiquée (un outil fiable se charge du boulot), associée au support adapté au besoin.
Ainsi, les archives concernent généralement un ou plusieurs répertoires, se préparent manuellement et ont longtemps exploité un support WORM (pour "Write Once, Read Many" qui signifie "Ecrire Une fois, Lire Plusieurs fois") comme un DVD-R. Aujourd'hui, on aura plutôt recours à un disque externe dédié à la conservation des archives.
Gardez cependant à l’esprit qu’il faut contrôler l’état physique des supports optiques d'archivage (CD et DVD) car le temps peut dégrader ces supports : j’ai déjà vu une bulle d’air formée en périphérie d’un CD-R, signe de décollement du sandwich et de perte irrémédiable des données enregistrées. Pour couvrir ce risque, il suffit de copier le contenu du support optique sur un disque dur externe.
Quant aux sauvegardes, l’idéal est de les automatiser en utilisant un logiciel spécialisé capable de travailler avec différents supports (disque USB ou en réseau) et via divers protocoles (montage Windows ou FTP, par exemple). Ce logiciel gérera pour vous la profondeur des sauvegardes, surveillera automatiquement les répertoires que vous lui aurez désignés et effectuera les copies nécessaires en toute discrétion.
Trouver le "bon" logiciel de sauvegarde
Une sauvegarde peut se faire de deux manières :
- Dès qu'un fichier est créé ou modifié,
- Sur planification horaire : chaque dimanche à 10h, par exemple.
En tant que particulier, je crois davantage en la première solution qu'en la seconde, laquelle s'adresse plutôt aux entreprises dont les machines ne s'arrêtent jamais. Pourtant, seule une minorité des logiciels du marché proposent cette première solution généralement nommé "Sauvegarde en temps réel" ou, pour les anglophones, "Real-Time backup". Et parmi eux, je ne connais que deux logiciels totalement gratuits et efficaces : FreeFileSync et Yadis! Backup.
J'ai aussi pu évaluer "SyncBackSE", de 2BrightSparks, produit payant mais dont le montant de la licence peut être jugé raisonnable. À noter que 2BrightSparks publie SyncBackFree, version gratuite et fonctionnellement limitée de SyncBackSE qui pourrait avoir votre préférence, à vous de voir. Sachez simplement que seule la version "SE" propose la sauvegarde en temps réel.
Mais revenons à mes deux favoris : comme son nom l'indique, FreeFileSync est d'abord un logiciel de synchronisation entre deux espaces de stockage. Il peut travailler en mode bi-directionnel (tout changement détecté d'un côté est répercuté dans l'autre et réciproquement) ou uni-directionnel (un espace est le miroir de l'autre, c'est une relation "Maître ⇒ Esclave").
Quand FreeFileSync doit actualiser un fichier, il se réfère à son paramétrage pour savoir quoi faire de la version à remplacer : faut-il l'envoyer vers la corbeille du système ou la déposer dans un répertoire dédié en suffixant son nom avec un horodatage ?
- Si le fichier est envoyé vers la corbeille du système, c'est de la synchronisation classique.
- En revanche, si l'ancienne version est conservée avec un horodatage, on bénéficie d'une fonction de sauvegarde intégrée à la synchronisation. Voilà de quoi satisfaire deux besoins avec un seul outil 🤩
FreeFileSync est un logiciel en constante évolution et hautement recommandé. On peut le télécharger via l'adresse suivante : https://freefilesync.org/download.php
Dans la pratique, FreeFileSync présente une interface de travail relativement épurée : on peut y définir les chemins de deux répertoires à comparer avant tout traitement. FreeFileSync appelle "Configuration" l'ensemble constitué par les noms des répertoires à traiter et le mode de traitement à appliquer. Chaque configuration peut être enregistrée pour une mise en œuvre ultérieure.
FreeFileSync s'appuie sur un programme satellite nommé RealTimeSync qui peut être lancé au démarrage du système pour fonctionner en tâche de fond et réaliser automatiquement ce que vous feriez manuellement via l'IHM de FreeFileSync. C'est le meilleur moyen de protéger ses fichiers. On créera autant de tâches RealTimeSync qu'il y a de répertoires à synchroniser ou à sauvegarder.
Quant à Yadis! Backup, c'est un logiciel que j'ai longtemps utilisé pour automatiser mes sauvegardes en temps réel. Son boulot est de surveiller un (des) répertoire(s) qu'on lui aura désigné par paramétrage puis, en cas de modification du moindre fichier, il effectuera une copie dudit fichier dans le répertoire de sauvegarde qu'on aura défini. Un horodatage sera suffixé au nom du fichier pour éviter tout conflit.
Yadis! Backup est très simple à mettre en œuvre et s'avère très efficace. Il démarre avec le système et se fait oublier ; il émet une alerte s'il ne peut pas faire son boulot correctement (disque externe non branché, par exemple). Il ne fait que de la sauvegarde temps réel mais le fait bien.
Malheureusement, Yadis! Backup n'est plus maintenu par la société CodEssentials qui a cessé toute activité en 2015. Le logiciel reste cependant opérationnel et on peut toujours le trouver sur le site de Cnet à l'adresse suivante : https://download.cnet.com/Yadis-Backup/3000-2242_4-10643638.html
Mes recommandations
L'association de FreeFileSync et de kDrive devraient répondre aux besoins classiques de sauvegarde en apportant le maximum de sécurité (règle des "3-2-1").
Sur son PC, on installera kDrive pour disposer d'une synchronisation bidirectionnelle entre le Cloud et un répertoire local 'kDrive' du PC. Ensuite, on installera FreeFileSync afin de définir une configuration pour chaque répertoire à sécuriser, avec une synchronisation de type "Miroir" et une conservation des versions antérieures dans un dossier dédié, avec horodatage. Le dossier miroir sera un sous-dossier du répertoire local 'kDrive' du PC.
Sur son smartphone, l'application kDrive copiera chaque photo de la galerie dans le dossier associé
Un point très important à retenir concernant ces deux logiciels : toutes les copies de sauvegarde restent dans leur format initial. Un fichier Office gardera son extension Office (.docx, .pptx ou .xlsx, par exemple). Cela signifie que même si vous décidez d'utiliser un autre logiciel pour vos sauvegardes en temps réel, vous ne serez pas contraint(e) de réinstaller FreeFileSync ou Yadis! Backup pour restaurer la sauvegarde d'un fichier.